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同事之间跨部门协作难如登天?做到这4点跨部门协作不难

摘要: 日前,重庆市财政局、重庆市扶贫办发出通知,对今年贫困区县涉农资金整合试点政策口径和相关要求进行了微调。重庆市财政局相关负责人介绍,2016年以来,重庆在18个贫困县开展涉农资金统筹整合试点,整合规模可

上游新闻,重庆晚报慢速记者郎荣剑

在工作场所,许多事情不能由一个人完成,有时需要其他部门的支持。此时,跨部门合作变得尤为重要。最近,读者秦风对此事非常担心。老板安排的活动需要公司五个部门同事的合作。然而,当分配任务时,每个人都没有注意。秦锋每天都得赶去上班。最后,活动出了问题,甚至老板也对他失去了信任。

同事协作:

一项活动需要五个部门的共同努力

今天中午(17日),记者联系了30岁的秦锋,他身高1.75米,在渝北飞特文化传媒公司工作。他住在渝北恒大华府区。“我主要做活动策划,比如开一些酒店,庆祝公司成立纪念日等活动。有时我会收到大量订单,需要公司其他部门的支持。”

秦锋在公司工作了三年多,是企划部的组长。今年5月初,他接到公司安排的任务,计划月底在永川举行一家酒店的开业典礼。“根据顾客喜庆活泼的要求,我策划了一场旗袍展。老板同意了,并按照计划实施了。”

秦锋考虑了一下,立即召集了公司规划部、设计部、工程部、活动服务部和摄影部的负责同事开会。秦锋解释说,计划部门应负责完善活动细节,设计部门应设计宣传海报,工程部门应搭建舞台道具,活动服务部门应负责现场安全和实施,摄影和视频部门应拍摄照片和视频。“只有五个部门的合作才能确保所有环节都没有错,否则客户不会满意,即使活动搞砸了,也没有人能承担责任。”

独自:

我每天都成为“死刑执行令先生”。

作为一名规划师,秦锋不仅负责初步规划,还负责现场执行。“现在有来自所有部门的13名同事一起参与,他们被重新部署到跨部门的团队中。以前很少遇到类似的情况,困难是可以想象的。”

尤其是在交流方面,对于内向的秦风来说,这是一个很大的短板。更糟糕的是,他们每个人手头都有自己部门的事务。这项活动只是他们工作的一部分。"有些人整天谈论“画蛋糕”,但他们什么也不做。"

因为他们都来自不同的部门,秦风不想耽误会议。他只是通过电子邮件、微信群和电话与每个人交流,习惯了独自战斗,没有及时报告任何问题。

有一次,在任务下达一周后,设计部门推迟了交付酒店宣传海报样本出版物的时间。秦风找到设计师催促他。另一方表示,由于工作繁忙,海报尚未开始制作,还需要再等两三天。海报制作时,没有及时送到秦风审阅,所以以后没有时间修改和调整。

还有一次,我安排工程部做了一个横幅,但是三天后我还是没有回复。后来,秦风三次再三敦促我交出它。“我不知道是我的沟通问题还是其他原因。我不得不敦促他们每次都给我一个答复。我不能做一次,但我必须一次又一次地敦促他们。我每天都变成一个威胁生命的人。”秦风迷惑不解。

事件出错:

老板责备这项糟糕的工作。

从长远来看,各部门的同事对秦风的活动不太感兴趣。“我已经分配了几次任务,其他部门的同事都喜欢忽略它们。我特别想和老板谈谈,但我总觉得这些小事太麻烦了,老板不会小题大做,我已经忍受了。”

活动当天,秦锋惊讶地发现,公司的海报写错了酒店的介绍,舞台上的音效也很差。更糟糕的是,该活动网站的受欢迎程度令人沮丧。现在顾客非常不满意,威胁要赔偿公司。秦锋说完后,顾客松了口气。

回到公司,老板打电话给企划部开会。当谈话突然转向时,变成了一场批评会议。“今天,我要批评那些工作不积极、不团结的人,特别是秦锋。他们的工作做得不好。如果他们有问题,没有及时沟通,客户对活动非常不满意。其他人应该从这个教训中吸取教训。”

秦风作为此次活动的策划者,自然也参与了此次活动的失败。秦风对此没有抱怨,但很沮丧。"跨部门合作,如果你不推动他们,我该怎么办?"

同事回应:

很难用命令的语气仓促完成任务。

今天,记者联系了公司的老板邹先生,邹先生说,经过核实,发现这次活动的失败是由于各部门之间协调不佳造成的,这不仅仅是秦锋的错。事后,该公司还发布了一项新规定。未来,至少有一名中层或以上领导将在所有规划活动中发挥领导作用。如果需要跨部门协作,将专门部署临时团队,以防止类似的无效协作再次发生。

负责本次活动海报设计的宋先生告诉记者,通常有不止一项活动需要设计,不可避免地会有一些事情无法考虑。此外,秦锋很少面对面交流,客户的需求也无法及时传达。“每次他来,他总是催促任务,经常发号施令,这让人们感到很不舒服。任何见到他的人都会有点脾气。”

各种各样的谈话:

王贺亮(男,28岁,程序员):我曾经遇到一个客户要求开发登录软件。从研发到测试,至少有五六个部门必须合作向客户交付产品。然而,有些人未能按时完成任务,导致延误和处罚。

张丽丽(女,30岁,人力资源部):类似的情况以前在公司也发生过。最后,公司受到系统的约束。每项任务都与个人绩效相关联。对于跨部门的工作,需要得到领导的支持才能更好地完成。有领导的支持真的可以事半功倍。

王欣(女,28岁,买家):如果是这样跨部门的事情,最好讨论一下。例如,我,来自其他部门的同事,需要购买材料,有良好的沟通和感觉舒适,有较高的办事效率。如果我被命令做事,我当然可以藏起来,工作胜于心。

建议:

实现这四个跨部门合作并不难

重庆资深投资者兼商业导师杨明安(Yang Mingan)表示,如今大多数公司结构复杂,部门相对较小,分工明确,这也考验了各部门的协调与合作,甚至在很多情况下导致冲突。根本原因在于部门之间存在“部门墙”,同事之间存在个体差异,因而没有形成良好的沟通和执行文化。

如何实现有效的跨部门合作和沟通?杨明安提出了四条建议。首先,领导人带头达成共识,成立实施小组,并自上而下达成一致目标。第二,制定工作流程,将任务责任转移给人,从制度上约束员工,及时提醒不合作的员工。第三,跟踪任务过程,及时协调资源。如有异常,应主动向前迈进,协调资源,向前推进。第四,更多的非正式交流。除了定期开会、打电话和微信工作组之外,在日常生活中应该给予更多的问候,并给予同事适当的肯定。这样做,人们会越来越愿意帮助你。


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